Comment surveiller que les projets agiles ne dépassent pas leur budget ?

Par Mathieu Boisvert – Avril 2024

Dans un de mes ateliers récents, un participant m’a posé une question : comment surveiller que les projets agiles ne dépassent pas leur budget ? C’est une question pertinente, car certains ont remarqué que les projets agiles peuvent parfois coûter plus cher ou avoir un budget moins prévisible que les projets traditionnels. Pourtant, selon la théorie du triangle inversé, cela ne devrait pas être le cas.

Pour ceux qui ne sont pas familiers avec cette théorie, permettez-moi de vous expliquer. Dans un projet traditionnel, on commence par définir la portée du projet. Une fois que cette portée est claire, on peut alors établir un budget et un calendrier pour livrer la solution. Par la suite, la gestion du projet se concentre sur l’efficacité de la livraison, en suivant de près les activités.

Dans un contexte agile, où la solution finale n’est pas encore définie, on gère le risque financier en fixant un calendrier et un budget. Normalement, dans ce contexte, le levier de gestion le plus flexible est la portée : l’objectif est de livrer la plus grande valeur possible avec les ressources disponibles.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple triangle inversé, tiré du livre Choisir l’Agilité de Mathieu Boisvert et Sylvie Trudel.

En théorie, un projet agile devrait être plus strict qu’un projet traditionnel en ce qui concerne le respect du budget et du calendrier : une fois que les ressources sont épuisées, le projet devrait s’arrêter. Alors, pourquoi certains projets dépassent-ils leur budget ? Voici trois anti-patterns de la gestion de projet qui expliquent ces dépassements.

Ne pas avoir planifié un MVP

Le MVP, ou produit minimal viable, représente la portée minimale nécessaire pour que le produit soit utilisable par la clientèle cible. Dans un projet agile, il est crucial de viser au-delà du MVP, car cette version ne fournit souvent pas assez de valeur ajoutée. Cependant, le MVP sert de point de contrôle important : une fois atteint, on peut décider si le projet doit se poursuivre ou s’arrêter. Atteindre le MVP tôt permet de limiter le risque de dépassement du budget et du calendrier, contrairement à un projet qui néglige cette étape et risque de devoir continuer indéfiniment pour obtenir un produit utilisable.

Ne pas faire le suivi des indicateurs du budget et de l’échéancier lors de la reddition de comptes

Peu de méthodologies agiles expliquent en détail comment rendre compte des progrès d’un projet. Pourtant, il est essentiel de suivre la portée livrée et la valeur atteinte. Cela peut se faire à l’aide de graphiques d’avancement tels que le burndown chart ou le Sunset graph. Ces outils permettent de visualiser les progrès réalisés jusqu’à présent et de projeter ce qui reste à livrer d’ici la fin du calendrier. Cette projection permet d’estimer si le MVP sera atteint et quelle quantité de valeur supplémentaire pourra être livrée avec les ressources disponibles.

Mais ces graphiques sont insuffisants, parce qu’ils mesurent la progression de la portée sur l’échéancier, mais pas le budget. C’est dont une bonne pratique d’ajouter un suivi du budget, qui mesure les dépenses réelles d’un sprint à l’autre.

Ne pas projeter la consommation jusqu’à la fin du projet

Une pratique souvent négligée est la projection de la consommation du budget sur le calendrier restant. Cette projection est relativement simple à réaliser, car dans un projet agile, les ressources humaines représentent généralement la principale dépense et sont généralement stables dans le temps. Si les dépenses projetées dépassent le budget initial, il est crucial de réviser le carnet de produit pour séparer les éléments essentiels des éléments optionnels.

Mais parfois le dépassement est inévitable

Si, malgré l’amélioration de vos pratiques, le budget continue de dépasser les prévisions, il sera peut-être nécessaire de revoir le budget lui-même ou de mettre fin au projet si les projections indiquent un échec imminent. Cependant, ces mesures représentent les derniers recours et ne devraient pas être la norme en matière de gestion de projet agile. En revanche, la bonne nouvelle, c’est qu’avec de meilleures pratiques de suivi, vous serez en mesure de prendre une décision plus tôt plutôt que trop tard.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple de cadrans, tiré de notre gabarit de tableau de bord pour le suivi des indicateurs de dépenses réelles et projetées dans le cadre d’un projet agile.

Toujours curieux?

Pour ceux qui souhaitent poursuivre et en apprendre plus, je les invite à suivre la série intitulée Série – La création d’un tableau de bord agile à l’aide de Power BI de Simon-Pierre Morin et Mathieu Boisvert.