Évitez le chaos : Meilleures pratiques pour contrôler les outils développés par des superutilisateurs

Par Pierre Lepage – Octobre 2024

Les experts de KuriosIT se sont penchés sur un enjeu actuel de la réalité des entreprises d’aujourd’hui, soit l’impact des outils développés à l’interne par des supertuilisateurs au sein d’une organisation.

Les superutilisateurs jouent un rôle essentiel dans les entreprises modernes en développant des solutions innovantes dans l’optique d’optimiser les processus internes. Ce sont des employés qui possèdent des compétences techniques avancées et qui développent des outils et des solutions dans le but d’améliorer leur productivité et celle de leurs collègues. Cependant, bien que ces initiatives puissent sembler bénéfiques à première vue, elles peuvent également poser certains défis au sein d’une organisation. Voici donc comment ces outils développés de manière ad hoc peuvent “gangrener” une organisation et éventuellement freiner son évolution.

Fragmentation des données
L’un des principaux problèmes liés à un outil développé par des superutilisateurs est la fragmentation des données. Lorsque différents départements ou individus créent leurs propres solutions, les données peuvent être stockées dans des formats variés et des emplacements disparates. Cela complique la consolidation des informations et rend difficile l’obtention d’une vue d’ensemble cohérente de l’entreprise.

Sécurité et conformité
Les outils développés provenant de l’initiative d’un superutilisateur peuvent ne pas respecter les normes de sécurité et de conformité de l’organisation. Dans un tel contexte de développement, les superutilisateurs peuvent ne pas être conscients des meilleures pratiques en matière de sécurité des données, ce qui peut entraîner des vulnérabilités, des risques de violation de données ou la fuite d’informations sensibles.

Incohérence des processus
L’utilisation de multiples outils non standardisés dans une organisation peut entraîner des incohérences dans les processus de travail. Le fait que chaque département ou équipe puisse développer ses propres méthodes et outils peut compliquer la formation des employés, réduire l’efficacité opérationnelle ainsi que rendre difficile la collaboration et le partage d’informations entre les équipes.

Maintenance et support
Il n’est pas rare que les outils développés de manière ad hoc manquent de documentation et de support en raison du contexte dans lequel l’outil est développé. Si le créateur de l’outil quitte l’organisation, il peut être difficile pour les autres ressources de maintenir ou de mettre à jour ces solutions. Cela peut entraîner des interruptions de service et une dépendance excessive à des individus spécifiques.

Ressources TI surchargées
En cas de problèmes techniques reliés aux outils développés à l’interne, les équipes TI peuvent être submergées par les demandes de support pour ces outils non officiels alors qu’ils ne sont pas équipés pour y répondre. Les demandes de dépannage pour des applications personnalisées peuvent monopoliser le temps des équipes TI, les empêchant de se concentrer sur des initiatives de transformation numérique plus larges. Ironiquement… c’est souvent, à la base, le manque de disponibilité des équipes TI internes pour répondre rapidement aux besoins spécifiques des utilisateurs qui pousse ces derniers, et en particulier les superutilisateurs, à développer leurs propres applications. 
Cet état de fait crée un cercle vicieux, où la multiplication des applications personnalisées alourdit encore plus la charge de travail des équipes TI, entraînant à long terme des dettes technologiques qui peuvent freiner l’innovation et la transformation numérique de l’entreprise.

Comment contrôler ces risques ?
Pour mieux contrôler les risques reliés au développement d’outils internes par des superutilisateurs, il est crucial de mettre en place des politiques de gouvernance claires et de promouvoir l’utilisation d’outils standardisés et approuvés par l’organisation. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

En mettant en œuvre ces stratégies, les organisations peuvent tirer parti des compétences et de l’innovation des superutilisateurs, tout en minimisant les risques associés aux outils développés de manière ad hoc. Cela permet de créer un environnement de travail plus cohérent, sécurisé et efficace, où les initiatives individuelles contribuent positivement à la performance globale de l’entreprise !

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